Якщо ДПС після первинних пояснень просить додаткові документи, мовчання може стати самостійною підставою для відмови в реєстрації ПН або РК.
На відповідь на повідомлення про додаткові пояснення та документи Порядок № 520 дає 5 робочих днів з дня, наступного за днем отримання повідомлення.
Верховний Суд у справі № 580/8808/24 звернув увагу: якщо вимоги ДПС були конкретними, а платник їх проігнорував, суд може не переходити до повної перевірки реальності операції.
Для бізнесу практичний висновок простий: потрібно реагувати не тільки на квитанцію про зупинення, а й на кожне наступне повідомлення комісії ДПС.
Юрист і бухгалтер мають працювати разом: пояснення без первинки не спрацює, але й хаотичний пакет документів без правової логіки також створює ризик відмови.

Чому ця тема актуальна для платників ПДВ

Блокування податкових накладних залишається одним із найболючіших податкових ризиків для бізнесу. Для продавця це проблема з податковими зобов'язаннями та взаєминами з покупцем. Для покупця - ризик втратити податковий кредит або отримати конфлікт з контрагентом. Для бухгалтера - термінова робота з квитанціями, поясненнями, сканами первинних документів і строками.

28 квітня 2026 року ЮРЛІГА звернула увагу на позицію Верховного Суду у справі № 580/8808/24 щодо ігнорування запиту ДПС про додаткові документи. За даними ЮРЛІГИ та огляду судової практики Касаційного адміністративного суду у складі Верховного Суду за березень 2026 року, справа стосувалася відмови в реєстрації семи податкових накладних ФОП після того, як платник не надав частину витребуваних документів.

Для клієнта це не абстрактна судова новина. Це практична підказка: у процедурі розблокування важлива не тільки перша відповідь на зупинення реєстрації, а й подальша реакція на повідомлення комісії регіонального рівня.

Якщо ваш бізнес уже отримав квитанцію або рішення ДПС, варто оцінювати ситуацію не лише як бухгалтерське питання, а як потенційний податковий спір. У таких випадках доречно поєднувати податкову практику із підготовкою доказів для можливого судового спору.

Що говорить закон про зупинення та документи

Податковий кодекс України в пункті 201.16 статті 201 передбачає, що реєстрація податкової накладної або розрахунку коригування в ЄРПН може бути зупинена в порядку та на підставах, визначених Кабінетом Міністрів України. Цей базовий механізм деталізує постанова Кабінету Міністрів України від 11 грудня 2019 року № 1165.

Порядок № 1165 визначає автоматизований моніторинг, критерії ризиковості, роботу комісій контролюючих органів та загальну процедуру зупинення реєстрації. Якщо накладна не проходить моніторинг, платник отримує квитанцію про зупинення.

Далі працює наказ Міністерства фінансів України від 12 грудня 2019 року № 520. Саме він регулює прийняття рішень про реєстрацію або відмову в реєстрації ПН чи РК, реєстрацію яких уже зупинено.

За пунктом 4 Порядку № 520 платник має право подати копії документів і письмові пояснення для підтвердження інформації, зазначеної у податковій накладній або розрахунку коригування. Пункт 5 цього Порядку називає типові групи документів, серед яких:

договори та додатки до них;
довіреності, акти органів управління або інші документи про повноваження осіб, які отримують продукцію;
первинні документи щодо постачання, придбання, зберігання, транспортування, навантаження та розвантаження;
рахунки-фактури, інвойси, акти приймання-передачі, накладні;
розрахункові документи та банківські виписки;
документи про якість або відповідність продукції, якщо вони передбачені договором чи законом;
інші документи, які підтверджують інформацію з ПН або РК.

Пункт 6 Порядку № 520 встановлює загальний строк для подання первинних пояснень і документів - 365 календарних днів, що настають за датою складення ПН або РК. Але це не означає, що можна спокійно чекати майже рік, якщо комісія вже надіслала окреме повідомлення про потребу в додаткових документах.

Ключова норма для такої ситуації міститься у пункті 9 Порядку № 520: якщо комісія надсилає повідомлення про необхідність надати додаткові пояснення та копії документів, платник має 5 робочих днів з дня, наступного за днем отримання повідомлення. Якщо додаткові документи не подані, пункт 10 Порядку № 520 дозволяє комісії відмовити в реєстрації через ненадання або часткове надання додаткових пояснень і документів.

Позиція Верховного Суду у справі № 580/8808/24

За даними огляду практики Касаційного адміністративного суду у складі Верховного Суду за березень 2026 року, 3 березня 2026 року Верховний Суд розглянув справу № 580/8808/24 щодо відмови в реєстрації податкових накладних ФОП.

Суть спору була такою: платник подав на реєстрацію податкові накладні за операціями з перевезення вантажів. Податкова зупинила їх реєстрацію, платник подав первинні пояснення та частину документів. Після цього ДПС надіслала повідомлення з конкретним переліком додаткових документів, зокрема щодо замовлень на перевезення, оренди транспортних засобів, розрахунків за оренду, табелів робочого часу та дозвільних документів. Платник не надав усе, що просила комісія.

Верховний Суд, за даними офіційного огляду та публікації Advokat Post із посиланням на ЄДРСР, погодився з тим, що ненадання або часткове надання прямо витребуваних додаткових пояснень і документів може бути самостійною та достатньою підставою для відмови в реєстрації накладних. Важлива умова - платник був належно повідомлений, а вимоги ДПС були чітко конкретизовані.

Це не означає, що ДПС завжди права. Якщо повідомлення нечітке, містить загальні формулювання або вимагає документи, які об'єктивно не стосуються операції, у платника залишаються аргументи для адміністративного чи судового оскарження. Але якщо перелік конкретний, а платник просто не відповів, позиція в суді суттєво слабшає.

Що робити бізнесу після квитанції про зупинення

Після отримання квитанції не варто обмежуватися стандартною фразою "операція реальна, документи додаються". Для ДПС і для майбутнього суду важлива структура доказів.

Практичний алгоритм може бути таким:

Визначити причину зупинення. Потрібно прочитати квитанцію, критерій ризиковості, код товару чи послуги, дані щодо таблиці платника, якщо вони зазначені.
Зібрати документи саме під цю операцію. Не весь архів компанії, а договір, рахунки, акти, накладні, ТТН, банківські виписки, документи щодо складу, транспорту, працівників або підрядників - залежно від характеру поставки.
Підготувати логічне пояснення. У поясненні варто коротко описати сторони, предмет договору, рух товару або послуги, оплату, дату першої події, зв'язок кожного документа з операцією.
Перевірити якість сканів і реквізитів. Нечитабельний документ або акт без підписів може створити більше шкоди, ніж користі.
Зберегти докази подання. Потрібні квитанції, повідомлення, дата отримання документів через електронний кабінет, копії відправленого пакета.

Якщо ДПС після цього надсилає повідомлення про додаткові документи, його треба опрацювати окремо. Не варто вважати, що первинний пакет автоматично закрив усі питання. Саме на цій стадії, як показує справа № 580/8808/24, виникає критичний ризик.

Для підприємств, де податкові накладні блокуються регулярно, корисно налаштувати внутрішню процедуру: хто щодня перевіряє електронний кабінет, хто збирає документи, хто погоджує пояснення, хто контролює строки. Це вже зона не разової консультації, а постійного юридичного та бухгалтерського супроводу бізнесу.

Типові помилки при відповіді на додатковий запит ДПС

Найчастіша помилка - проігнорувати повідомлення, бо "ми вже все подавали". Якщо ДПС просить конкретні документи, потрібно або подати їх, або письмово пояснити, чому таких документів немає і чим підтверджується відповідна обставина.

Друга помилка - подати хаотичний набір файлів без пояснення. Комісія не повинна самостійно складати за платника історію операції. Якщо у пакеті 40 сканів, а в поясненні немає логіки, важливий документ може просто загубитися.

Третя помилка - не узгодити позицію бухгалтера та юриста. Бухгалтер бачить первинку і реєстраційні технічні нюанси. Юрист оцінює, чи достатньо доказів для спору, чи не суперечать пояснення договору, актам, платежам і майбутній позовній позиції.

Четверта помилка - не перевірити, чи вимоги ДПС справді конкретні. Якщо податкова просить "усі первинні документи" без прив'язки до ризику або операції, це один сценарій захисту. Якщо ж податкова називає конкретні відсутні документи, як у справі про перевезення вантажів, стратегія має бути іншою.

П'ята помилка - чекати рішення про відмову, а потім поспіхом готувати скаргу або позов. Часто кращий результат дає якісна відповідь ще на стадії повідомлення про додаткові документи.

Як підготувати пакет документів сильніше

Для кожної заблокованої накладної варто зробити коротку матрицю доказів. Вона може містити три колонки: факт, документ, файл у пакеті. Наприклад: укладення договору - договір №..., поставка - видаткова накладна і ТТН, оплата - банківська виписка, наявність товару - документи придбання або складський облік, перевезення - договір з перевізником і акт.

Якщо якогось документа немає, краще не мовчати. Поясніть причину: документ не передбачений договором, операція не потребує такого дозволу, послугу виконували власними силами, складські документи не оформлювалися через специфіку послуги. Але таке пояснення має бути правдоподібним і підтвердженим іншими матеріалами.

Також варто перевірити, чи не потрібна таблиця даних платника ПДВ. Вона не замінює пояснення по конкретній накладній, але в певних моделях бізнесу може зменшити ризик повторних блокувань.

Якщо відмова вже отримана, наступний крок залежить від змісту рішення, строків і якості попередньо поданого пакета. Іноді доцільне адміністративне оскарження. Іноді потрібно одразу готувати судовий спір із вимогою скасувати рішення комісії та зобов'язати ДПС зареєструвати ПН або РК.

Що важливо для клієнта

Для клієнта головне не вивчити всі пункти Порядку № 520, а не втратити момент, коли ситуацію ще можна виправити без суду.

Якщо ДПС просить додаткові документи, поставте собі п'ять питань:

коли саме отримано повідомлення і коли спливає 5 робочих днів;
які документи названі прямо;
які з них реально існують і можуть бути подані;
чим пояснити відсутність документів, яких немає;
чи достатньо підготовленого пакета для майбутнього спору, якщо комісія все одно відмовить.

Правильна реакція на цій стадії може зберегти гроші, час і відносини з контрагентом. Неправильна - перетворити технічне блокування на довгий податковий спір.

FAQ

Чи можна не відповідати на повідомлення ДПС, якщо первинні документи вже подавалися?

Ризиковано. Якщо ДПС конкретно просить додаткові документи, краще відповісти: подати документи або письмово пояснити, чому їх немає. За даними офіційного огляду Верховного Суду у справі № 580/8808/24, ігнорування конкретного повідомлення може бути достатньою підставою для відмови.

Скільки часу є на додаткові пояснення?

Пункт 9 Порядку № 520 встановлює 5 робочих днів з дня, наступного за днем отримання повідомлення про необхідність надати додаткові пояснення та копії документів.

Чи зобов'язана ДПС доводити нереальність операції, якщо платник не подав додаткові документи?

Не завжди. У справі № 580/8808/24 Верховний Суд виходив з того, що за належного повідомлення платника та чіткої конкретизації вимог ненадання витребуваних документів може бути самостійною підставою для відмови без повного дослідження реальності операції.

Чи можна оскаржити відмову в реєстрації податкової накладної?

Так. Пункт 12 Порядку № 520 передбачає можливість адміністративного або судового оскарження рішення комісії регіонального рівня про відмову. Перспектива залежить від змісту квитанцій, повідомлень, рішення ДПС і фактично поданих документів.

Коли варто звернутися до адвоката

Звернутися по юридичну допомогу варто одразу, якщо заблоковано значну суму ПДВ, ДПС просить незрозумілі або надмірні документи, покупець вимагає швидкої реєстрації накладної, або вже є рішення про відмову.

Адвокат допоможе оцінити, чи були вимоги ДПС конкретними, чи правильно сформовано пакет документів, чи є сенс у скарзі, і як підготувати позов, якщо без суду питання не вирішується. Для бізнесу це не лише спір з податковою, а й захист грошового потоку та договірних відносин з контрагентами.

Блокування податкової накладної: чому запит ДПС не можна ігнорувати