Якщо бізнес зобов'язаний вести облік товарних запасів, документи про облік і походження товару треба мати готовими вже на початок перевірки.
Для більшості ФОП на єдиному податку без ПДВ є виняток, але він не працює для окремих категорій товарів, зокрема технічно складних побутових товарів, ліків, медвиробів, ювелірних і побутових виробів з дорогоцінних металів та каміння.
Штраф за необлікований товар або ненадання документів може дорівнювати вартості такого товару за цінами реалізації, але не менше 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Якщо перевірка вже почалась, не варто поспіхом «домальовувати» облік. Краще зафіксувати, які документи були, що саме вимагали інспектори і чи правильно оформлено акт.
Допомога адвоката корисна не тільки після штрафу, а й у день перевірки: він може перевірити підстави допуску, предмет перевірки, запити інспекторів і майбутні заперечення.

Податкова перевірка магазину часто починається не з великих податкових розрахунків, а з простого питання: «Покажіть документи на товар, який зараз лежить на полиці або складі». Для бізнесу це може бути критично, бо інспектор оцінює не лише касові чеки чи ПРРО, а й те, чи підтверджено походження та облік товарних запасів.

Тема стала особливо актуальною після повідомлення ДПС про постанову Верховного Суду від 28 квітня 2026 року у справі № 140/6980/24. За даними ДПС, Верховний Суд погодився, що обов'язок надати документи, які підтверджують облік товарних запасів, виникає саме на початок перевірки. Тому практичне питання для підприємця просте: що має бути під рукою до того, як інспектор попросить документи?

Коли податкова може вимагати документи на товар

Ключова норма для роздрібної торгівлі міститься у пункті 12 статті 3 Закону України про РРО. Вона зобов'язує суб'єктів господарювання вести облік товарних запасів у встановленому порядку, продавати лише товари, відображені в такому обліку, і надавати контролюючим органам на початок перевірки документи, що підтверджують облік та походження товарних запасів.

Для платника це означає, що під час фактичної перевірки інспектор може цікавитися не тільки касою, ПРРО чи фіскальними чеками. Якщо у місці продажу є товар, контролюючий орган очікує побачити документи, які пояснюють, звідки цей товар, чому він є в цьому магазині та як він відображений в обліку.

Норма прямо згадує, зокрема:

документи щодо інвентаризації товарних запасів;
документи про отримання товарів від інших суб'єктів господарювання;
документи на внутрішнє переміщення товарів.

Цей перелік не є закритим. На практиці можуть знадобитися договори, видаткові накладні, акти приймання-передачі, товарно-транспортні накладні, інвойси, митні документи, акти списання, внутрішні накладні між складом і магазином, звіти з облікової системи.

Якщо потрібен супровід у день перевірки, на сайті є окрема послуга адвокат на податкову перевірку.

Кому облік товарних запасів потрібен обов'язково

Закон про РРО встановлює загальне правило та виняток. Вимоги щодо обліку товарних запасів не поширюються на ФОП, які є платниками єдиного податку і не зареєстровані платниками ПДВ. Але з цього винятку є важливі виключення.

Навіть ФОП на єдиному податку без ПДВ має бути обережним, якщо продає:

технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту;
лікарські засоби;
вироби медичного призначення;
ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, каміння органогенного утворення або напівдорогоцінного каміння.

Для ФОП, на яких поширюється обов'язок вести облік товарних запасів, діє Порядок ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб - підприємців, затверджений наказом Мінфіну № 496 від 3 вересня 2021 року. Він передбачає ведення Форми обліку товарних запасів та наявність первинних документів, на підставі яких зроблено записи.

Для юридичних осіб питання обліку зазвичай пов'язане з бухгалтерським обліком, первинними документами, складським рухом товарів та відповідністю фактичних залишків даним облікової системи.

Чому документи треба показати на початку перевірки

Податковий кодекс України у пункті 85.2 встановлює загальне правило: платник податків зобов'язаний надати посадовим особам контролюючого органу документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки, а такий обов'язок виникає після початку перевірки.

Для товарних запасів Закон про РРО формулює вимогу ще конкретніше: документи, які підтверджують облік і походження товару, мають бути надані на початок проведення перевірки. Саме тут бізнес часто помиляється. Підприємець думає, що зможе «донести» накладні пізніше, а інспектор фіксує відсутність документів у момент перевірки.

За даними ДПС, у справі № 140/6980/24 Верховний Суд погодився з позицією, що документи мають бути надані саме на початку перевірки, а не лише після складання акта чи на стадії спору. Водночас кожна ситуація залежить від фактичних обставин: чи був законний допуск до перевірки, що саме вимагали інспектори, чи входили документи до предмета перевірки, як оформлено відмову або ненадання документів.

Якщо акт уже складено, варто готувати заперечення на акт податкової перевірки, а не чекати податкового повідомлення-рішення без реакції.

Які штрафи можливі за необлікований товар

Стаття 20 Закону про РРО передбачає фінансову санкцію для суб'єктів господарювання, які реалізують товари, не обліковані у встановленому порядку, або не надали під час перевірки документи, які підтверджують облік товарів у місці продажу.

Розмір санкції - вартість таких товарів за цінами реалізації, але не менше 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Тобто ризик може бути значним не через формальну відсутність одного документа, а через те, що інспектор пов'язує відсутність підтвердження з усім залишком товару в місці продажу.

Окремо слід пам'ятати про пункт 44.1 Податкового кодексу України: дані податкової звітності та показники для оподаткування мають ґрунтуватися на первинних документах, регістрах бухгалтерського обліку, фінансовій звітності та інших передбачених документах. Якщо документи не збережені або не узгоджуються між собою, податковий спір може вийти за межі лише РРО-штрафу.

Що зробити бізнесу до перевірки

Найкраща позиція в податковому спорі формується до приходу інспектора. Мінімальний практичний набір дій:

Визначити, чи поширюється на ваш бізнес обов'язок вести облік товарних запасів.
Перевірити, чи всі товари в місці продажу мають документи походження.
Звірити фактичні залишки з обліковою системою, Формою обліку товарних запасів або бухгалтерськими регістрами.
Окремо впорядкувати документи на товар, що переміщувався між складом, офісом, магазином, пунктом видачі або маркетплейсом.
Призначити відповідальну особу, яка знає, де лежать паперові документи і як швидко відкрити електронні.
Підготувати короткий внутрішній алгоритм: хто перевіряє направлення, хто спілкується з інспекторами, хто викликає адвоката, хто надає копії документів.

Для бізнесу на постійному супроводі це можна включити у внутрішній комплаєнс. Такий формат часто зручний у межах постійного юридичного супроводу бізнесу, бо документи, договори, складський рух і податкові ризики краще перевіряти системно.

Типові помилки під час перевірки

Найчастіше бізнес програє не тому, що товар справді «сірий», а через слабку доказову позицію в момент перевірки.

Типові помилки:

документи є у бухгалтера, але немає доступу до них у магазині;
накладні є, але немає внутрішнього переміщення зі складу до місця продажу;
облік ведеться в таблиці, але записи не збігаються з фактичними залишками;
продавець або адміністратор підписує акт, не розуміючи наслідків;
підприємець не фіксує, які саме документи вимагали інспектори;
після перевірки документи подають хаотично, без пояснення, як вони підтверджують конкретний товар;
заперечення до акта перетворюються на емоційний лист, а не на юридичну позицію з доказами.

Якщо податковий орган уже прийняв рішення, бізнес може розглядати адміністративне або судове оскарження рішень податкових органів.

Що важливо для клієнта

Для клієнта головне - не чекати, поки податкова сама знайде слабке місце. Якщо у вас товарний бізнес, потрібно заздалегідь відповісти на три питання:

Чи зобов'язаний я вести облік товарних запасів саме у моїй моделі роботи?
Чи можу я в день перевірки швидко показати документи на товар у місці продажу?
Чи зрозуміє стороння особа з моїх документів, звідки товар і чому він саме тут?

Якщо відповідь хоча б на одне питання невпевнена, варто провести короткий аудит документів. Це дешевше, ніж потім доводити в суді, що товар був легальним, але документи «не встигли знайти».

FAQ

Чи може ФОП на єдиному податку взагалі не вести облік товарних запасів?

Не завжди. Виняток стосується ФОП на єдиному податку, які не є платниками ПДВ, але він не застосовується до окремих категорій товарів, прямо названих у Законі про РРО. Також потрібно враховувати фактичну модель бізнесу, асортимент і документообіг.

Чи достатньо показати накладні після перевірки?

Це ризиковано. Закон про РРО говорить про надання документів на початок перевірки. Документи, подані пізніше, можуть допомагати у запереченнях або спорі, але не завжди усувають факт, який інспектор зафіксував під час перевірки.

Що робити, якщо інспектор вимагає документи, яких немає в предметі перевірки?

Потрібно перевірити направлення, наказ, підставу та предмет перевірки. Податковий кодекс забороняє витребувати документи у випадках, не передбачених Кодексом. Але відмовляти треба обережно: із фіксацією підстав, бажано після консультації з адвокатом.

Чи можна вести документи в електронному вигляді?

Закон про РРО допускає надання документів у паперовій або електронній формі. Але електронні документи мають бути доступними, зрозумілими і пов'язаними з конкретним товаром. Якщо файл є, але його неможливо швидко знайти або ідентифікувати, це не вирішує проблему перевірки.

Коли варто звернутися до адвоката

До адвоката варто звернутися до перевірки, якщо у бізнесу багато товарних залишків, кілька складів, продаж через маркетплейси, змішаний офлайн та онлайн-облік або ризикові категорії товарів. Після початку перевірки правова допомога потрібна для перевірки допуску, фіксації дій інспекторів, підготовки пояснень і заперечень.

Якщо акт уже складено або штраф уже винесено, адвокат допоможе оцінити докази, строки, перспективи адміністративного та судового оскарження, а також не втратити аргументи, які треба заявляти одразу.

Документи на товар під час податкової перевірки: що підготувати ФОП і магазину