Працівника не можна допустити до роботи без оформленого трудового договору, наказу або розпорядження роботодавця і повідомлення ДПС у порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.
Повідомлення про прийняття працівника подається до початку роботи, а не “протягом дня” після фактичного виходу на зміну.
З 24 травня 2026 року діють зміни до Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, які уточнили правила використання електронного підпису керівником, самозайнятою особою та уповноваженими підписантами.
Внутрішній наказ про делегування КЕП кадровику або бухгалтеру сам по собі не достатній: право підпису потрібно коректно повідомити ДПС через електронне повідомлення за Порядком № 557.
Найбільший ризик для бізнесу - не технічна помилка у кабінеті, а ситуація, коли працівник уже працює, а підтвердженого подання повідомлення до ДПС немає.

Поточні зміни в електронному документообігу з ДПС зробили старе кадрове питання знову актуальним: хто саме має підписувати повідомлення про прийняття працівника на роботу і чи може це робити не директор, а кадровик або бухгалтер. Для невеликого бізнесу це виглядає як технічна деталь. Для перевірки Держпраці або податкового спору це може стати доказовим питанням: чи був працівник оформлений до фактичного допуску до роботи.

Юридично безпечний підхід простий: трудове оформлення, повідомлення ДПС і право електронного підпису мають бути узгоджені між собою. Якщо бізнес передає підписання HR-фахівцю, бухгалтеру або іншій відповідальній особі, потрібно не лише видати внутрішній наказ, а й правильно налаштувати електронне делегування в ДПС. Це питання лежить на перетині постійного юридичного супроводу бізнесу, кадрового документообігу, бухгалтерського обліку і податкової практики.

Чому повідомлення ДПС не можна відкладати “на потім”

Стаття 24 Кодексу законів про працю України прив'язує допуск працівника до роботи до трьох базових елементів: укладення трудового договору, оформлення наказом або розпорядженням роботодавця та повідомлення ДПС у порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України. Саме тому повідомлення не є факультативним бухгалтерським файлом. Воно підтверджує, що держава отримала інформацію про початок трудових відносин до фактичного виконання роботи.

Постанова Кабінету Міністрів України № 413 встановлює, що повідомлення про прийняття працівника, домашнього працівника або укладення гіг-контракту подається до територіальних органів ДПС до початку роботи працівника або до початку виконання робіт гіг-спеціалістом. Для звичайного бізнесу це означає: якщо зміна починається о 09:00, повідомлення має бути подане і прийняте до того, як працівник реально стане до роботи.

Небезпечна практика - оформити наказ вранці, допустити людину до зміни, а повідомлення подати ввечері “коли бухгалтер звільниться”. У внутрішній логіці компанії це може здаватися дрібницею, але з погляду контролюючого органу виникає проміжок, у який особа вже виконувала роботу без належного завершення процедури повідомлення.

Окремий нюанс стосується керівника підприємства або члена виконавчого органу господарського товариства. За Постановою № 413 повідомленням про прийняття такої особи є відомості, отримані ДПС з Єдиного державного реєстру. Але це спеціальний виняток. Він не скасовує обов'язок повідомляти про прийняття інших працівників, сумісників, домашніх працівників або гіг-спеціалістів, якщо для них застосовується загальний порядок.

Що змінилося з 24 травня 2026 року в електронному документообігу з ДПС

Наказ Міністерства фінансів України № 169 від 25 березня 2026 року вніс зміни до Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну № 557. Наказ № 169 зареєстрований у Міністерстві юстиції 9 квітня 2026 року та набирає чинності через один місяць з дня офіційного опублікування. Станом на підготовку цієї статті публічні правові джерела вказують на застосування змін з 24 травня 2026 року.

Суть змін не в тому, що роботодавців звільнили від повідомлення про прийняття на роботу. Навпаки, вони уточнюють технічну і правову рамку електронного документообігу: хто використовує особистий ключ, як керівник або самозайнята особа підтверджує свій сертифікат, як надається право підпису іншим особам і як ДПС має ідентифікувати підписанта електронного документа.

Порядок № 557 після змін передбачає, що керівник та самозайнята особа, для якої податковим законодавством встановлено обов'язок подавати звітність та інші електронні документи в електронній формі, використовують особистий ключ, сертифікат якого подано до контролюючого органу з першим електронним документом або з повідомленням про надання інформації щодо електронного підпису.

Для бізнесу це має практичний наслідок: якщо документи до ДПС підписує не директор особисто, а уповноважена особа, її право підпису повинно бути легалізоване в електронному контурі ДПС. Внутрішній наказ потрібний для корпоративної дисципліни, але для ДПС вирішальним є належне повідомлення про підписанта відповідно до Порядку № 557.

Чи може кадровик або бухгалтер підписувати повідомлення про прийняття працівника

Так, бізнес може організувати процес так, щоб повідомлення про прийняття працівника підписувала уповноважена особа. Але важливо не плутати три різні рівні повноважень.

1. Внутрішнє повноваження в компанії. Директор може визначити відповідальну особу за кадровий документообіг, наприклад HR-фахівця, бухгалтера або іншого працівника. Це оформлюється наказом, посадовою інструкцією, довіреністю або іншим внутрішнім документом залежно від структури бізнесу.

2. Електронне право підпису для ДПС. За Порядком № 557 для надання права підпису електронних документів іншим особам керівник або самозайнята особа повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку в якому перебуває платник. Це робиться шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису.

3. Технічна можливість подати документ. Навіть якщо особа має ключ, а в компанії є наказ, система може не прийняти документ або не сформувати потрібну квитанцію, якщо сертифікат, тип підпису, послідовність підписів або дані підписанта не відповідають вимогам електронного документообігу.

За даними офіційної довідкової сторінки Електронного кабінету ДПС, для надання права підпису електронних документів іншим особам керівник повідомляє контролюючий орган шляхом направлення відповідного електронного повідомлення, а на сформоване повідомлення спочатку накладаються підписи осіб, включених до повідомлення, після них - підпис керівника і останньою, за наявності, електронна печатка. Це варто враховувати при налаштуванні нового підписанта, щоб не зірвати строк подання першого кадрового повідомлення.

Які документи підготувати перед делегуванням КЕП

Щоб делегування не виглядало формальним або випадковим, бізнесу варто підготувати короткий пакет документів.

Наказ керівника про відповідальну особу. У ньому доцільно зазначити, хто саме відповідає за підготовку і подання повідомлень до ДПС, які документи ця особа може підписувати, з якої дати діє повноваження і хто контролює процес.
Посадова інструкція або функціональний опис. Якщо HR-фахівець або бухгалтер постійно веде кадровий документообіг, це має бути відображено в його трудових функціях.
Повідомлення до ДПС про електронний підпис. Саме цей документ підтверджує для контролюючого органу, що конкретний сертифікат може використовуватися для підписання електронних документів.
Підтвердження подання і квитанції. Компанія має зберігати не лише файл повідомлення, а й квитанції або інші технічні підтвердження прийняття електронного документа.
Регламент прийняття працівників. Внутрішня інструкція має відповідати реальному процесу: хто готує наказ, хто перевіряє дані працівника, хто подає повідомлення, хто перевіряє квитанцію і коли працівника можна допустити до роботи.

Якщо бізнес має кілька локацій або швидко наймає працівників на зміни, варто окремо прописати резервний сценарій: що робити, якщо відповідальна особа у відпустці, ключ заблокований, система ДПС тимчасово недоступна або змінився директор.

Типові помилки роботодавця

Працівник виходить до подання повідомлення. Це найризиковіший сценарій. Навіть якщо повідомлення подали того самого дня, але після початку роботи, у спорі може виникнути питання фактичного допуску без завершеного оформлення.

Є наказ про делегування, але немає повідомлення ДПС про підписанта. Для внутрішнього контролю наказ корисний, але електронний документ має бути підписаний особою, право підпису якої коректно відображене в електронному документообігу з ДПС.

Компанія не зберігає квитанції. Сам факт натискання кнопки “надіслати” не завжди достатній. У разі спору важливо показати, коли саме документ був прийнятий або не прийнятий системою.

Дані працівника не звірені до подання. Помилки в податковому номері, паспортних даних, даті початку роботи, категорії особи або типі трудових відносин можуть створити додаткове листування з ДПС і ризик претензій під час перевірки.

Після зміни директора або підписанта ніхто не оновив електронні повноваження. Це особливо небезпечно для компаній, де кадрові документи подаються рідко. В момент нового найму може з'ясуватися, що старий підписант уже не має належного статусу, а новий ще не заведений у систему.

Відповідальність: коли технічна помилка стає юридичним ризиком

Стаття 265 КЗпП передбачає фінансову відповідальність роботодавців за порушення законодавства про працю, зокрема за фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору. Окремо посадові особи можуть стикатися з адміністративною відповідальністю за порушення трудового законодавства.

Не кожна помилка в електронному кабінеті автоматично дорівнює неоформленій праці. Але якщо контролюючий орган бачить, що працівник виконував роботу, а роботодавець не може підтвердити своєчасне оформлення наказу, трудового договору і повідомлення ДПС, технічна проблема швидко перетворюється на юридичний спір.

У таких спорах важливі факти: коли видано наказ, з якої дати працівник мав почати роботу, коли фактично приступив до виконання обов'язків, коли сформовано і прийнято повідомлення, хто його підписав, чи мала ця особа право підпису, які квитанції отримані, чи були об'єктивні технічні збої і як роботодавець їх документував.

Практичний алгоритм для бізнесу

Щоб не перетворювати кожне прийняття працівника на кризу, варто налаштувати короткий алгоритм.

До початку роботи отримайте від кандидата всі необхідні дані і перевірте їх до внесення у форму повідомлення.
Підготуйте трудовий договір, наказ або розпорядження про прийняття на роботу.
Перевірте, хто саме буде підписувати повідомлення ДПС і чи повідомлена ДПС про його електронний підпис.
Подайте повідомлення до ДПС до фактичного допуску працівника до роботи.
Перевірте квитанцію або інше підтвердження прийняття електронного документа.
Лише після цього допускайте працівника до виконання обов'язків.
Збережіть наказ, повідомлення, квитанції та внутрішні документи про повноваження підписанта в одному кадровому файлі.

Для бізнесу з регулярним наймом бажано провести одноразовий аудит: хто має КЕП, які сертифікати діють, хто зазначений у повідомленнях до ДПС, чи відповідає це фактичній ролі працівників і чи є резервний підписант.

Що важливо для клієнта

Делегування електронного підпису - це нормальний інструмент організації бізнес-процесів. Директор не зобов'язаний власноруч підписувати кожне кадрове повідомлення, якщо компанія правильно призначила відповідальних осіб і повідомила про них ДПС. Але делегування має бути повним: внутрішній документ, електронне повідомлення до ДПС, чинний сертифікат, правильна послідовність підписів і збережені квитанції.

Якщо компанія наймає працівників швидко, працює позмінно або має кілька філій, варто не покладатися на усні домовленості між директором, бухгалтером і HR. Краще мати зрозумілий регламент, який дозволить у разі перевірки показати: працівник був оформлений до роботи, повідомлення ДПС подане своєчасно, а підписант мав належні повноваження.

FAQ

Чи можна подати повідомлення про прийняття працівника в день початку роботи?

Так, але до фактичного початку роботи. Якщо працівник має приступити до зміни о 10:00, безпечніше подати повідомлення заздалегідь і перевірити підтвердження прийняття до цього часу.

Чи достатньо наказу директора, щоб кадровик підписував повідомлення ДПС?

Ні. Наказ підтверджує внутрішнє повноваження, але для електронного документообігу з ДПС потрібно коректно повідомити контролюючий орган про підписанта відповідно до Порядку № 557.

Що робити, якщо повідомлення не приймається через КЕП або сертифікат?

Не допускайте працівника до роботи, доки не вирішите проблему з підписом або поданням. Зафіксуйте технічну проблему, перевірте чинність сертифікатів, право підпису, послідовність підписів і за потреби підготуйте паперовий варіант лише в тих випадках, коли закон допускає його через відсутність технічної можливості електронного подання.

Чи потрібно заново налаштовувати підписантів після зміни директора?

Це потрібно перевіряти одразу після зміни керівника. Якщо право підпису інших осіб було пов'язане з попереднім керівником або електронними повідомленнями, бізнес має переконатися, що новий керівник і відповідальні особи коректно відображені в електронному документообігу з ДПС.

Чи загрожує штраф, якщо повідомлення подали, але з помилкою?

Залежить від помилки, строків її виявлення, фактичного допуску працівника і того, чи може роботодавець довести своєчасне оформлення. Краще не чекати перевірки, а одразу виправляти некоректні дані та зберігати всі підтвердження подання.

Коли варто звернутися до адвоката

Звернутися по правову допомогу варто, якщо Держпраці або ДПС ставить під сумнів своєчасність оформлення працівника, якщо повідомлення було подане із запізненням, якщо підписант не був належно делегований або якщо бізнес отримав акт перевірки щодо фактичного допуску до роботи без оформлення.

Команда Ваш Юрист™ може перевірити кадровий і електронний документообіг, підготувати внутрішній регламент прийняття працівників, оцінити ризики штрафу та допомогти із захистом у спорі з контролюючими органами.

Повідомлення про прийняття працівника: як делегувати електронний підпис і не отримати штраф