У цивільному процесі кожна сторона повинна сама подати докази на підтвердження своїх вимог або заперечень. Суд не збирає матеріали замість позивача чи відповідача. Але частина потрібної інформації може бути недоступною без судової ухвали. Так буває з банківськими документами, медичною документацією, матеріалами реєстраційних справ, внутрішніми документами роботодавця або відомостями, які зберігає інша особа.
Для таких ситуацій стаття 84 Цивільного процесуального кодексу України передбачає витребування доказів судом. Проте самого посилання на неможливість отримати документ недостатньо. Учасник справи має конкретизувати доказ, пояснити його значення та показати, що він намагався одержати матеріал самостійно або об'єктивно не міг цього зробити.
Коли витребування доказів справді потрібне
Клопотання доречне, коли доказ існує, має значення для вже відкритої справи та перебуває у конкретної особи, яка не надала його добровільно або не може надати заявнику через законодавчі обмеження.
Наприклад, у спорі про поділ майна значення можуть мати дані про рух коштів на рахунку. У трудовому спорі потрібними можуть бути накази, табелі обліку робочого часу або документи про нарахування премії, які зберігає роботодавець. У спорі про відшкодування шкоди може знадобитися медична документація або інформація про страхову виплату.
Водночас витребування доказів не повинно перетворюватися на пошук невідомих матеріалів "про всяк випадок". Суд має розуміти, який конкретний доказ запитується і яку істотну обставину він може підтвердити або спростувати.
Що обов'язково зазначити у клопотанні
Частина друга статті 84 ЦПК України встановлює зміст клопотання. Практично його варто будувати як послідовну відповідь на п'ять питань:
- Який саме доказ потрібно витребувати: назва документа, дата, номер, період, рахунок, договір, реєстраційна дія або інші ознаки, що дозволяють однозначно визначити матеріал.
- Яку обставину цей доказ підтверджує або які аргументи іншої сторони може спростувати.
- У кого перебуває доказ: точне найменування особи чи установи, адреса та, за можливості, інші ідентифікаційні дані.
- Чому заявник вважає, що доказ знаходиться саме у цієї особи.
- Які дії вже вчинено для самостійного отримання доказу, чим вони підтверджуються та чому результату немає.
Фраза "документи знаходяться у відповідача" не замінює цього обґрунтування. Треба пояснити, чому відповідач повинен мати конкретний документ, коли йому направлявся запит і яку відповідь отримано. Якщо самостійний доступ обмежений банківською, медичною або іншою охоронюваною законом таємницею, це також слід прямо зазначити.
Чому попередній запит посилює позицію
ЦПК вимагає вказати заходи, яких особа вжила для отримання доказу самостійно, та додати підтвердження таких дій або пояснити причини, через які зробити це неможливо.
Тому до клопотання доцільно додати копію звернення до володільця доказу, підтвердження його відправлення, відповідь про відмову або докази того, що строк відповіді минув. Залежно від ситуації це може бути адвокатський запит, запит самої сторони, заява про надання копії документа, претензія або звернення через електронний кабінет установи.
Попередній запит не є порожньою формальністю. Він відмежовує реальну неможливість отримати доказ від ситуації, коли сторона просто перекладає власний процесуальний обов'язок на суд.
Якщо закон прямо не дозволяє надати інформацію заявнику без згоди іншої особи або судової ухвали, немає сенсу імітувати завідомо безрезультатне листування. Але правове обмеження треба назвати та пояснити, а не залишати суду здогадуватися про нього.
Коли потрібно подати клопотання
Клопотання про витребування доказів подається у строки, встановлені для подання доказів. За загальним правилом позивач подає докази разом із позовною заявою, а відповідач разом із відзивом. Якщо сторона вже на цьому етапі знає, що самостійно отримати певний документ не може, клопотання краще подати одразу.
Якщо строк пропущено, суд залишає клопотання без задоволення, крім випадку, коли заявник обґрунтує неможливість своєчасного подання з причин, що не залежали від нього. Отже, потрібно пояснити не лише значення доказу, а й хронологію: коли стало відомо про документ, коли направлено запит, коли отримано відмову та чому звернутися до суду раніше було неможливо.
Загальне посилання на те, що про доказ "дізналися пізніше", слабке. Значно переконливішою є точна дата отримання відзиву, відповіді установи, нового документа або іншої інформації, з якої вперше стало зрозуміло, що потрібний доказ існує.
Якщо процесуальний документ уже подається із запізненням або має інші недоліки, варто окремо перевірити матеріал про те, що робити, коли позов залишили без руху.
Витребування і забезпечення доказів: у чому різниця
Витребування застосовується, коли сторона не може самостійно одержати наявний доказ. Додатково доводити загрозу його втрати не потрібно.
Забезпечення доказів має іншу передумову: є підстави припускати, що засіб доказування може бути втрачений або його збирання чи подання згодом стане неможливим або суттєво ускладненим. Наприклад, відеозапис автоматично видаляється, об'єкт невдовзі відремонтують, а інформацію на вебсторінці можуть змінити.
Неправильний вибір інструменту може призвести до втрати часу. Детальніше ця межа пояснена у статті про забезпечення доказів до подання позову.
Що відбувається після ухвали суду
Якщо суд задовольняє клопотання, він своєю ухвалою витребує доказ у відповідної особи. Будь-яка особа, у якої знаходиться доказ, повинна видати його на вимогу суду.
Коли подати матеріал неможливо або неможливо зробити це у визначений строк, володілець має протягом п'яти днів з дня вручення ухвали повідомити суд про причини. Неповідомлення або неподання доказу без поважних причин може спричинити застосування заходів процесуального примусу. Це не звільняє особу від обов'язку надати доказ.
Стороні не варто пасивно чекати до наступного засідання. Доцільно перевіряти надсилання ухвали, надходження відповіді та, якщо володілець назвав перешкоду, оцінити, чи можна уточнити реквізити документа або спосіб його надання.
Чи можна окремо оскаржити відмову
Об'єднана палата Касаційного цивільного суду у постанові від 1 листопада 2021 року у справі № 520/14132/18 дійшла висновку, що ухвала про відмову у витребуванні доказів не підлягає окремому апеляційному оскарженню до ухвалення рішення у справі.
Заперечення проти такої ухвали можна включити до апеляційної скарги на кінцеве судове рішення. Але це не означає, що сторона повинна просто чекати. Потрібно подбати, щоб у матеріалах справи залишилися саме клопотання, додані підтвердження, мотиви відмови та пояснення того, як відсутність документа впливає на можливість довести позицію.
Можна також оцінити, чи усуваються недоліки нового клопотання. Наприклад, після першої відмови сторона отримала відповідь на свій запит, точніше визначила документ або встановила належного володільця. Повторне звернення не повинно бути механічною копією вже відхиленого тексту.
Розраховувати, що апеляційний суд безумовно збере все заново, ризиковано. За статтею 367 ЦПК України нові докази приймаються в апеляції лише у виняткових випадках, якщо доведено об'єктивну неможливість подати їх до суду першої інстанції. Питання обчислення строків при електронному листуванні із судом окремо розглянуто у статті про строк апеляції та електронний кабінет.
Типові причини відмови
Суд найчастіше відмовляє, коли заявник не визначив конкретний документ, просить надмірно широкий масив інформації, не пояснив зв'язок доказу з предметом спору, не підтвердив власні спроби отримання або пропустив процесуальний строк без незалежних від нього причин.
Ще одна помилка полягає у спробі за допомогою суду знайти підстави для позову, які сам заявник поки не може сформулювати. Витребування доказів допомагає отримати конкретний недоступний матеріал, але не скасовує обов'язку сторони визначити предмет доказування і власну правову позицію.
Як може допомогти юрист
У межах практики судових спорів юрист може визначити, які факти справді потребують підтвердження, перевірити належного володільця документа, підготувати попередній запит та сформулювати клопотання так, щоб суд бачив зв'язок між доказом і конкретною обставиною спору.
Це особливо важливо, коли документ містить охоронювану законом інформацію, перебуває у кількох установах або його потрібно отримати до завершення підготовчого провадження. Адвокат Ваш Юрист допоможе обрати між самостійним запитом, витребуванням і забезпеченням доказів та зафіксувати всі процесуальні дії для можливого апеляційного перегляду.
Висновок
Сильне клопотання про витребування доказів починається не з прохання до суду, а з точної доказової логіки. Треба назвати документ, показати його значення, визначити володільця, підтвердити власні дії та дотриматися строку.
Якщо суд відмовив, окрема апеляція зазвичай недоступна. Тому основне завдання сторони полягає у тому, щоб усунути недоліки, зберегти процесуальну історію звернень і не допустити ситуації, коли в апеляції вперше доводиться пояснювати, чому ключового доказу немає у справі.
FAQ
Чи зобов'язаний суд витребувати доказ за клопотанням сторони?
Ні. Суд перевіряє, чи конкретизовано доказ, чи стосується він предмета спору, чи перебуває у вказаної особи, чи вжив заявник заходів для самостійного отримання та чи дотримався строку.
Чи обов'язково спочатку направляти адвокатський запит?
Не завжди. Але потрібно підтвердити самостійну спробу отримати доказ або пояснити об'єктивну неможливість такої дії. Звичайний письмовий запит сторони також може бути належним підтвердженням залежно від характеру документа.
Чи сплачується судовий збір за клопотання про витребування доказів?
Окремий судовий збір за подання такого клопотання у межах цивільної справи не сплачується. Не слід плутати його із заявою про забезпечення доказів, для якої ЦПК передбачає інший порядок.
Що робити, якщо установа не виконала ухвалу суду?
Потрібно повідомити суд про невиконання, перевірити вручення ухвали та просити вирішити питання про заходи процесуального примусу. За потреби варто уточнити реквізити доказу або спосіб його надання.
Чи можна подати клопотання вже під час розгляду справи по суті?
Можна лише за умови належного обґрунтування строку. Треба довести, що своєчасне подання було неможливим з причин, які об'єктивно не залежали від заявника.