З 1 квітня 2026 року діє Закон № 4791-IX, який змінив статтю 9 Закону про бухгалтерський облік.
Якщо письмовий договір прямо передбачає такий порядок, первинний документ щодо послуг, робіт або оренди може не містити реквізитів з боку замовника.
Це не автоматична заміна двосторонніх актів у всіх договорах. У договорі треба окремо прописати порядок документування, строки заперечень, спосіб надсилання акта і докази фактичного надання послуг.
Нове правило не діє для операцій за публічні кошти, оренди державного чи комунального майна, будівельного підряду, проектно-вишукувальних робіт, пожертви, благодійної або гуманітарної допомоги.
У спорі суд все одно перевірятиме реальність послуг, їх обсяг, вартість, строк надання і поведінку сторін.

Чому акт без підпису замовника став важливим саме зараз

Для бізнесу акти часто перетворюються на інструмент тиску. Послуга фактично надана, роботи виконані, оренда відбулася, але замовник не підписує акт, затягує відповідь або ставить оплату в залежність від формального підпису.

Раніше це створювало типову проблему: бухгалтерія виконавця має операцію, договір і докази роботи, але первинний документ формально не підписаний другою стороною. Замовник, зі свого боку, міг користуватися послугою і водночас відкладати оплату під приводом "акт не погоджений".

З 1 квітня 2026 року ситуація частково змінилася. Закон № 4791-IX доповнив статтю 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" нормою про спрощене оформлення первинних документів щодо послуг, робіт і найму або оренди.

Суть зміни така: якщо первинний документ містить інформацію про дату або період надання послуг, виконання робіт чи оренди, то відсутність реквізитів з боку замовника не є порушенням вимог до первинного документа. Але тільки за двох базових умов:

такий порядок прямо передбачено письмовим договором;
господарська операція відображається у бухгалтерському обліку в періоді її здійснення.

Тобто закон не каже: "тепер акт завжди можна складати самому". Він каже інше: бізнес може заздалегідь погодити в договорі порядок, за яким акт щодо певних операцій буде первинним документом навіть без реквізитів замовника.

Для компаній, які регулярно надають маркетингові, ІТ, консультаційні, юридичні, бухгалтерські, сервісні або орендні послуги, це реальна можливість зменшити залежність від формального підпису контрагента. Але працює вона лише тоді, коли договір і документообіг побудовані правильно.

Які реквізити можуть бути відсутні з боку замовника

Нова норма стосується реквізитів, які зазвичай підтверджують участь відповідальної особи замовника у первинному документі: посада, прізвище, особистий підпис або інші дані, які дають змогу ідентифікувати особу з боку замовника.

Якщо умови закону виконані, відсутність цих реквізитів не робить первинний документ автоматично дефектним. Але в самому документі все одно мають бути інші обов'язкові реквізити, зокрема:

назва документа;
дата складання;
назва підприємства або особи, від імені якої складено документ;
зміст та обсяг господарської операції;
одиниця виміру операції, якщо вона застосовна;
посади, прізвища, підписи або інші дані осіб, відповідальних за здійснення операції з боку виконавця;
дата або період надання послуг, виконання робіт чи оренди.

Останній пункт критичний. Якщо акт не дає зрозуміти, за який саме період або яку саме операцію він складений, нове правило не врятує документ. Суд, податкова або бухгалтер контрагента все одно запитуватимуть: що саме було надано, коли, в якому обсязі і на підставі якого договору.

Що обов'язково прописати в договорі

Головна умова нового правила - письмовий договір. Не рахунок, не переписка, не усна домовленість, а саме договір у письмовій формі, де сторони погодили особливий порядок документування операцій.

У договорі варто передбачити щонайменше такі блоки.

1. Право виконавця складати акт без підпису замовника

Формулювання має бути прямим. Наприклад, що сторони погодили: первинний документ щодо наданих послуг, виконаних робіт або оренди може бути складений і підписаний виконавцем без реквізитів замовника, якщо замовник у визначений строк не надав мотивованих заперечень.

2. Строк для підписання або заперечень

Не залишайте фразу "замовник підписує акт" без строку. Краще передбачити конкретний період: 3, 5, 7 або 10 робочих днів з дати отримання акта. Строк залежить від характеру послуг і реального часу, потрібного для перевірки.

3. Вимоги до мотивованої відмови

Заперечення замовника мають бути конкретними. Недостатньо написати "не погоджуємо акт". У договорі можна передбачити, що мотивована відмова має містити перелік недоліків, посилання на умови договору, опис невиконаної частини послуг, розрахунок спірної суми або вимогу про усунення недоліків.

4. Спосіб надсилання акта

Треба визначити, як саме акт надсилається: електронна пошта, електронний документообіг, кабінет сервісу, кур'єр, рекомендований лист, месенджер лише як додатковий канал. Важливо, щоб виконавець міг потім довести факт направлення і отримання або доступності документа для замовника.

5. Наслідки мовчання замовника

Договір має відповідати логіці: якщо замовник отримав акт і не надав мотивованих заперечень у погоджений строк, послуги вважаються прийнятими, а акт може бути використаний як первинний документ і підстава для оплати.

6. Перелік підтвердних доказів

Сам акт не повинен бути єдиним доказом. У договорі корисно визначити, що факт надання послуг підтверджується звітами, листуванням, технічними завданнями, логами систем, доступами, скриншотами, накладними, фотофіксацією, календарями робіт, актами приймання окремих етапів або іншими матеріалами.

Для бізнесу це питання не лише бухгалтерії. Це питання доказування майбутньої оплати.

Коли нове правило не працює

Закон № 4791-IX прямо встановлює винятки. Спрощене оформлення первинних документів без реквізитів замовника не поширюється на:

господарські операції, оплата за які здійснюється за рахунок публічних коштів;
операції за договорами найму або оренди державного чи комунального майна;
договори будівельного підряду;
договори проектно-вишукувальних робіт;
договори про пожертву;
договори про благодійну або гуманітарну допомогу.

Ці винятки треба перевіряти до зміни шаблонів договорів. Наприклад, якщо компанія виконує будівельні роботи, нове правило не дозволяє просто замінити КБ-2в або інші документи одностороннім актом. Якщо оплата йде з бюджету або за рахунок публічних коштів, також потрібна окрема обережність.

Є ще один практичний виняток: якщо договір старий і в ньому немає положення про такий порядок документування, сам факт набрання чинності законом не змінює автоматично умови договору. Для наявних договорів варто підписати додаткову угоду або укласти нову редакцію договору.

Що скаже суд, якщо замовник не платить

Нове правило про первинні документи не скасовує судового доказування. Якщо замовник не платить, суд не обмежиться питанням: "є акт чи немає акта". Він перевірятиме реальність господарської операції.

У постанові Верховного Суду від 04 вересня 2023 року у справі № 910/5352/21 суд наголосив на важливій логіці: правові наслідки створює реальне надання послуг або виконання робіт, а не самі лише первинні документи. Непідписання актів без вмотивованої відмови у визначений строк не повинно автоматично звільняти замовника від оплати фактично наданих послуг.

Для виконавця це сильний аргумент, але не гарантія перемоги. Треба довести:

які саме послуги або роботи були предметом договору;
який обсяг фактично виконано;
коли і як результат передано або зроблено доступним замовнику;
чи надсилався акт і супровідні документи;
чи мав замовник строк для перевірки;
чи були від нього конкретні зауваження;
чи відповідає заявлена сума фактично виконаному обсягу.

Якщо виконавець просто склав акт і не має доказів роботи, суд може відмовити. Якщо ж є договір, звіти, листування, підтвердження направлення акта, відсутність своєчасних заперечень і реальне виконання, позиція значно сильніша.

Як бізнесу змінити документообіг з 2026 року

Після змін до Закону про бухгалтерський облік бізнесу варто не просто додати одну фразу в договір. Краще переглянути весь маршрут документів.

Крок 1. Розділити договори за типами

Окремо перевірте:

послуги;
роботи, які не підпадають під будівельний підряд або проектно-вишукувальні роботи;
оренду приватного майна;
договори з бюджетними замовниками;
благодійні, гуманітарні або пожертвувальні договори.

Для кожної групи потрібне своє рішення. Не можна механічно перенести одну умову в усі шаблони.

Крок 2. Оновити шаблони договорів

У типові договори варто включити порядок направлення актів, строк заперечень, вимоги до мотивованої відмови, наслідки мовчання і перелік доказів виконання.

Крок 3. Оновити форму акта

Акт має містити дату або період надання послуг, опис операції, посилання на договір, суму, обсяг і підпис відповідальної особи виконавця. Якщо це періодичні послуги, краще прямо зазначати період: наприклад, "послуги надано за травень 2026 року".

Крок 4. Налаштувати канал доставки

Якщо акт надсилається електронною поштою, у договорі треба вказати офіційні адреси сторін. Якщо використовується сервіс електронного документообігу, варто описати момент отримання документа. Якщо документи йдуть поштою, треба зберігати опис вкладення і підтвердження вручення.

Крок 5. Збирати докази протягом місяця, а не після спору

У більшості спорів проблема не в тому, що послуги не надавалися, а в тому, що їх погано зафіксували. Бізнесу варто зберігати технічні завдання, листи, погодження, звіти, записи зустрічей, заявки, скриншоти систем, акти етапів, підтвердження доступу або передачі результату.

Крок 6. Навчити бухгалтерію і менеджерів

Бухгалтерія має знати, які договори дозволяють одностороннє оформлення акта, а які ні. Менеджери мають знати, що просто надіслати акт недостатньо - треба зафіксувати відправлення, строк для відповіді і відсутність або зміст заперечень.

Типові помилки, які можуть зламати позицію виконавця

Помилка 1. У договорі немає прямої умови

Якщо письмовий договір не передбачає порядок документування без реквізитів замовника, посилатися на нову норму буде складно. Закон прямо прив'язує спрощення до договору.

Помилка 2. Акт не містить періоду або дати операції

Для нового правила це ключова вимога. Акт із загальною фразою "послуги надано" без періоду, обсягу і змісту створює зайвий ризик.

Помилка 3. Немає доказу направлення акта

Якщо замовник у суді скаже, що акт не отримував, виконавцю потрібен доказ. Це може бути електронний трек, квитанція сервісу документообігу, лист з офіційної адреси, поштове повідомлення або інший доказ, погоджений у договорі.

Помилка 4. Немає доказів фактичного виконання

Акт без підпису замовника не замінює реальне виконання. Якщо немає звітів, листування, результату роботи або інших матеріалів, документ може залишитися формальністю.

Помилка 5. Умова застосовується до винятків

Особливо небезпечно автоматично використовувати нову модель для будівельного підряду, проектно-вишукувальних робіт, операцій за публічні кошти або благодійної допомоги. Там закон прямо обмежує дію спрощення.

Помилка 6. Замовник надав конкретні зауваження, але їх проігнорували

Якщо замовник у строк надіслав мотивовану відмову з конкретними недоліками, виконавець не може просто сказати: "мовчання прирівнюється до прийняття". Треба реагувати на зауваження, усувати недоліки або доводити їх безпідставність.

Що важливо для клієнта

Для виконавця новий закон корисний, але він працює як система, а не як одна чарівна фраза. Потрібні договір, правильний акт, доказ направлення, строк для заперечень і матеріали, які підтверджують реальне виконання.

Для замовника це також важливо. Якщо договір містить порядок прийняття актів без підпису замовника, мовчання може створити фінансові наслідки. Тому бізнесу, який купує послуги, треба налаштувати внутрішній контроль: хто отримує акти, хто перевіряє результат, хто і в який строк надсилає мотивовані заперечення.

Найкраща позиція в спорі - не тоді, коли акт красиво оформлений після конфлікту, а коли весь документообіг з першого дня показує реальну господарську операцію.

FAQ

Чи можна з 1 квітня 2026 року завжди складати акт без підпису замовника?

Ні. Це можливо лише за умов, визначених законом: письмовий договір має передбачати такий порядок, акт має містити дату або період операції, операція має відображатися в обліку в періоді її здійснення, а сам договір не повинен належати до винятків.

Чи достатньо написати в договорі, що мовчання замовника означає прийняття послуг?

Це корисна умова, але її недостатньо. Треба також визначити спосіб направлення акта, строк для заперечень, вимоги до мотивованої відмови і зберігати докази фактичного надання послуг.

Що робити, якщо замовник не підписує акт за старим договором?

Спочатку треба перевірити умови договору. Якщо там немає нового порядку документування, варто діяти за договором: направити акт, зафіксувати отримання, вимагати підписання або мотивовані зауваження, зібрати докази виконання і за потреби готувати претензію чи позов. Для майбутніх періодів можна запропонувати додаткову угоду.

Чи може податкова не визнати витрати або доходи через відсутність підпису замовника?

Ризик спору повністю не зникає. Але якщо документ відповідає статті 9 Закону про бухгалтерський облік у редакції після змін, порядок передбачено письмовим договором, операція реальна і відображена в обліку у своєму періоді, позиція платника податків значно сильніша.

Чи стосується це оренди?

Так, нова норма згадує найм або оренду. Але вона не поширюється на оренду державного чи комунального майна. Для приватної оренди треба перевіряти договір і правильно фіксувати період користування майном.

Коли варто звернутися до адвоката

До адвоката варто звернутися, якщо у бізнесу є значні регулярні послуги, великі щомісячні акти, проблемні замовники або старі договори, де оплата повністю залежить від підпису другої сторони.

Юрист може:

перевірити, чи можна застосувати нове правило до конкретних договорів;
оновити шаблони договорів, актів і додаткових угод;
прописати порядок направлення документів і мотивованих заперечень;
підготувати претензію, якщо замовник ухиляється від підписання;
оцінити докази для судового стягнення боргу.

Команда "Ваш Юрист" супроводжує договірні відносини бізнесу, допомагає налаштувати первинні документи і представляє клієнтів у судових спорах щодо оплати послуг, робіт та боргів за договорами. Для компаній, яким потрібна постійна перевірка договорів і документообігу, доступний формат юридичного супроводу бізнесу. Якщо питання зачіпає первинні документи, облік і податкові ризики, варто також врахувати практику бухгалтерського обліку.

Акт без підпису замовника: як бізнесу підтвердити послуги і не втратити оплату