Трудова книжка: як виправити неправильні чи неточні записи?

Попри те, що хотіли скасувати трудову книжку, нині вона є важливим документом. Виходячи з цього, роботодавець повинен знати правила її ведення та не допустити помилок при заповненні. Проте всіляке буває. Що робити, коли працівник виявив помилку, а запис потребує термінового виправлення – далі в статті.

Трудова книжка. Хто та яким чином може виправити помилку?

Записи в трудовій важливі, особливо, коли приходить час для призначення пенсії, трудових пільг, здійснення виплат за вислугу років. Таким чином, неправильних або неточних записів у трудовій книжці бути не повинно.

Варто запам’ятати, що виправляти помилки, зроблені в записах у трудових книжках працівників, можуть лише роботодавці, які й допустили їх (попередження в п. 2.6 Інструкції № 58).

Новий роботодавець зобов’язаний лише допомогти працівникові вирішити виниклу проблему.

Виправлені відомості повинні повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження. Якщо ж ці документи знайти не вдається, то слід пошувати інші. Головне, щоб підтверджували виконання робіт. На показання ж свідків розраховувати не варто, бо вони не можуть бути підставою для виправлення раніше внесених записів.

Заборонено закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи в таких розділах, як: «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення». Дозволяється використовувати, якщо є нагальна необхідність, але лише при коригуванні відомостей, наведених на титульному аркуші.

Як виправити неточні чи неправильні записи?

 У графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки запис не відповідає змісту наказу про прийняття на роботу.

Для того, щоб виправити неточний або неправильний запис у розділі «Відомості про роботу» трудової книжки потрібно зазначити:

  • графа 1 — черговий номер, наступний за порядком за номером останнього запису;
  • графа 2 — дату внесення змін;
  • графа 3 — номер запису, який є недійсним, а потім — текст правильного запису. Тобто графу 3 почати фразою: «Запис за № таким-то недійсний», а продовжити коректним варіантом запису: «Прийнятий за такою-то професією (посадою)»;
  • графа 4 — дату і номер наказу (розпорядження) роботодавця про прийняття на роботу, запис з якого неправильно внесено до трудової книжки.

На практиці інколи буває, що раніше внесений неточний або неправильний запис у трудовій виправляють двома окремими рядками під окремими порядковими номерами.

Згідно норм Інструкції № 58, виправляти помилкові записи в розділі «Відомості про роботу» за допомогою саме одного запису під одним порядковим номером. Тобто графу 3 розпочинають фразою: «Запис за № таким-то недійсний», а після крапки запис продовжують правильним формулюванням.

У наказі про прийняття на роботу найменування посади не відповідає штатному розпису.

Помилку виявили після того, як внесли відомості про прийняття на роботу до трудової книжки працівника:

  • у графі 1 — черговий номер, наступний за порядком за номером останнього запису;
  • у графі 2 — дату внесення змін;
  • у графі 3 — зазначають «Запис за № таким-то недійсний», а продовжують коректним варіантом запису: «Прийнятий за такою-то професією (посадою)», де й зазначають правильне найменування посади;
  • у графі 4 — дату і номер уточнюючого наказу (розпорядження) роботодавця.

У графі 1 розділу «Відомості про роботу» трудової порушили нумерацію записів:

  • у графі 1 — правильний порядковий номер;
  • у графі 2 — дату внесення виправлень;
  • у графі 3 — номер запису, який є недійсним, а після текст правильного запису;
  • у графі 4 повторити дату й номер наказу (розпорядження) роботодавця.

У графі 2 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки проставили неправильну дату прийняття на роботу (переведення, звільнення):

  • у графі 1 — черговий номер, наступний за порядком за номером останнього запису;
  • у графі 2 — дату внесення виправлень;
  • у графі 3 — спочатку написати: «Запис за № таким-то недійсний», а потім повторити запис про прийняття на роботу із зазначенням тут же в тексті правильної дати прийняття;
  • у графі 4 — дату і номер наказу (розпорядження) роботодавця, на підставі якого спочатку у трудовій книжці було зроблено запис. Тобто повторити тут реквізити наказу з неправильного запису.

У графі 4 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки зазначили неправильні реквізити наказу про прийняття на роботу (переведення, звільнення):

  • у графі 1 — черговий номер, наступний за порядком за номером останнього запису;
  • у графі 2 — дату внесення виправлень;
  • у графі 3 — номер запису, який є недійсним, потім — текст правильного запису. Тобто у графі 3 написати: «Запис за № таким-то недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою)»;
  • у графі 4 — правильні реквізити наказу.

Неправильний запис у трудовій книжці виявили після оформлення звільнення працівника, коли запис про звільнення засвідчили підписом керівника установи/спеціаліста кадрової служби і печаткою.

Виправити має той роботодавець, який вніс запис неправильно. Якщо на момент виявлення у працівника новий роботодавець, то виправний запис можна внести до трудової лише після його звільнення від цього роботодавця. Слід зробити наступне:

  1. знову вписати до трудової у вигляді заголовка найменування установи-роботодавця;
  2. внести виправляючий запис згідно порядку п. 2.10 Інструкції № 58;
  3. засвідчити виправляючий запис підписом керівника установи чи фахівця кадрової служби, а також печаткою.

Отже, помилки, яких припустилися в записах трудових книжок, виправляє той роботодавець, який їх і зробив. Виправляти неправильні записи в розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» трудової книжки не можна закреслюванням. А спосіб виправлення записів у внутрішньому блоці трудової залежить від характеру допущеної помилки.

Інформацію про консультування Ви можете отримати на сторінці Трудове право.

Трудова книжка: як виправити неправильні чи неточні записи?