Право фізичних та юридичних осіб на створення приватної архівної установи (ПАУ) чітко регулюється Законом України “Про Національний архівний фонд та архівні установи (закон про НАФ). У ньому йдеться, що приватні особи, які заснували архівні установи мають право зберігати архівні документи, які не належать державі та територіальним громадянам. Хто може створити ПАУ, контроль за діяльністю, вимоги, яка відповідальність за недбале збереження – далі в статті.
Приватна архівна установа. Хто та як її може створити?
Між засновником та власником документів (уповноваженим) укладається договір. У ньому і прописуються строки зберігання архівних документів, відповідно до закону. А також місце у випадку ліквідації архівних установ.
Контроль за дотриманням терміну зберігання, вимог, порядку ведення обліку й доступу до документів НАФ здійснює центральний орган виконавчої влади.
Разом з тим, у Законі ні слова про засновників ПАУ, ані про організаційно-правові форми, в яких відповідні установи можуть діяти. Виходячи з цього, приватну архівну установу можуть створити будь-які суб’єкти приватного права. Тому засновники ПАУ є вільними, при цьому повинні виконувати законодавчі вимоги до організаційно-правової форми, яку вони мають намір обрати. У ЄДРПОУ можна виділити зареєстровані ПАУ у вигляді ТОВ, приватної організації (установи, закладу).
Згідно із вимогами Закону про держреєстрацію цей алгоритм має починатися з реєстрації ПАУ як юридичної особи.
Окрім відповідних вимог є такі особливості (Порядок № 113):
- формулювання мети. В установчих документах варто зазначити, що ПАУ створюється для постійного та тимчасового зберігання архівних документів. Вони ж не належать державі, територіальним громадам. А користування документами з службовою, науковою та іншою метою й слугує для захисту законних прав та інтересів громадян;
- протягом місяця після створення, засновникам ПАУ необхідно повідомити про це державну архівну установу, яка перебуває в комплектуючій зоні;
- для державної архівної установи щороку потрібно подавати паспорт ПАУ. У ньому вказується сумарний облік архівних документів і відомості про архівосховища та працівників.
Які існують вимоги?
Фізичні та юридичні особи мають право зберігати лише архівні документи. Документи НАФ та з особового складу також можуть передаватися на зберігання до ПАУ. Проте за умови упорядкованого стану за описами. Їх погоджує експертно-перевірна комісія держархів установи. В інакшому випадку – не можна.
Документи до ПАУ можуть передавати з переходом права власності чи лише на зберігання на підставі договорів.
Щодо конкретних умов зберігання документів, то вони визначаються у договорах. У них повинні бути:
- строки зберігання;
- умови забезпечення збереженості архівних документів;
- права власності на них;
- умови користування;
- порядок знищення документів;
- строки зберігання яких закінчилися;
- порядок подальшого зберігання в разі ліквідації ПАУ тощо.
Передання документів відбувається відповідно до акту приймання-передачі (складається у 2 примірниках).
Припинення (ліквідація) ПАУ
У разі припинення, приватна архівна установа повинна повідомити про це Державну архівну установу. А також власників архівдокументів. Загалом, строки не визначені. У випадку знищення, коли строк закінчився також необхідно інформувати Держархів.
Контроль за діяльністю
Перевірку на профпридатність ПАУ проходить через рік після створення. Далі – не рідше ніж один раз на п’ять років. Займаються цим державні архівні установи. Самі ж перевірки – планові.
Загалом перевіряють:
- організаційно-правовий статус ПАУ;
- забезпечення збереженості архівних документів, наявність обладнаних архівосховищ, дотримання строків зберігання, умови та режими зберігання, фізичний стан документів і т. д.;
- стан обліку документів, порядок, наявність і якість довідкового апарату;
- дотримання режиму доступу до документів НАФ. А також забезпечення збереженості документів у процесі користування ними.
Як результат перевірок – довідка. У ній мають вказати дату й завдання перевірки, зробити висновки, звернути увагу на недоліки та запропонувати методи усунення. При цьому керівник ПАУ має скласти план заходів, аби поліпшити роботу.
Недбале збереження. Яка за це відповідальність?
При недбалому зберіганні, псуванні, незаконному знищенні, підробленні, приховуванні, розкраданні, незаконному вивезенні за кордон, незаконнійпередачі іншій особі архівних документів, а також порушенні порядку щодо доступу до зазначених документів, працівники ПАУ несуть адміністративну чи кримінальну відповідальність.
Адміністративна:
- попередження чи штраф – від 51 до 119 грн (для громадян);
- попередження чи штраф – від 85 до 170 грн (для посадових осіб);
- повторне порушення громадян протягом року – від 119 до 340 грн;
- повторне порушення посадовців – від 170 до 680 грн (ст. 92-1, КУпАП).
Стягнення відбувається за рішення суду. А протокол можуть складати посадовці органів кправління архівною справою й діловодством (ст. 221, 255 КУпАП).
Кримінальна.
Така відповідальність передбачена для тих, хто умисно знищив, пошкодив або приховав приватні документи. І це незалежно від форми власності та в яких цілях було вчинене правопорушення (ст. 357, ККУ).
До того ж, за умисне знищення, пошкодження або приховування документів НАФу (архівних документів), де культурна цінність визнана відповідною експертизою та підлягає держобліку й зберіганню – штраф від 850 до 1700 грн (від 50 до 100 НМДГ). За таке правопорушення також передбачений арешт до 6 місяців. Якщо ж це стосується унікальних документів Національного архівного фонду, то можуть позбавити волі до 3 років. Якщо ж службова особа використовує відповідне становище – від 3 до 5 років позбавлення волі.
Як висновок, створити ПАУ можуть як фізичні, так і юридичні особи, які мають приватне право. Ця діяльність здійснюється відповідно до українського закону НАФ.
У статуті приватної архівної установи слід зазначити мету. Передати документи до ПАУ можна, заключивши договір (зазначити строки зберігання й умови забезпечення збереженості архівних документів. Також права власності, умови користування, порядок знищення документів, строки зберігання яких закінчилися, порядок їхнього подальшого зберігання в разі ліквідації ПАУ. Разом з тим, у договорі має бути розділ, у якому вказується передача конфіденційної інформації тим, хто має на це законне право.
Щодо приміщення ПАУ, то до нього застосовуються загальні вимоги (Перелік № 578).
Якщо Вам необхідна юридична допомога з питань складання договорів, інформацію про консультування Ви можете отримати на сайті.