Людина по вуха у справах може й геть забути про обіцяний лист, наприклад відповідь. Які ж фрази підібрати, щоб не образити особу та при цьому бути грамотним? Про ділове листування – далі.
Ділове листування. Правила звернення, вибачення, відмови
Насамперед, лист повинен починатись зі слів привітання. За правилами української мови прийнято писати “добрий день”. Слово “доброго” стосується в основному ранку.
Звернення
Найпоширенішою формою є звернення за допомогою ім’я та по батькові у кличному відмінку. Наприклад, “шановна Маріє Олександрівно”, “шановний Андрію Юрійовичу”, “пане Андрію”, “пані Маріє”. Стосовно коми, то її потрібно ставити лише після.
У діловому листуванні таке звернення вважають доречним. Навіть у разі звернення до особи літнього віку чи при посаді.
При зверненні до державних посадовців – депутатів, міністрів, президента, голови також варто використовувати такі слова як: “пан”, тобто “пане депутате”. Коли ж потрібно написати лист із проханням, то слід бути ввічливим: “вельмишановний”, “поважний” тощо.
Ділове листування. Подяка
Важливо поміркувати над початковою фразою. До прикладу, коли мова йде про лист як відповідь на запрошення, запит, подяка, то висловити вдячність варто вже у першому реченні: “Щиро дякуємо Вам за лист з рекомендаціями…”.
Нагадування
Насамперед потрібно нагадати особі, що була домовленість. Після варто вказати на її терміни. Використовувати можна такі слова: “нагадаю, що ця зустріч має відбутися…”, “нагадаємо, що встановлені терміни добігають кінця”.
Часом делікатне листування не дає бажаних наслідків. Відповідно, потрібно бути рішучим і навіть категоричним. Ось до прикладу: “незважаючи на неодноразові нагадування, ви так і не надіслали нам обіцяні матеріали. Вважаємо за потрібне попередити вас про свої наміри скасувати угоду”.
Прохання
Якщо лист потрібно писати керівникам організацій, клієнтам, партнерам, інвесторам, то нерідко доводиться звертатись із проханнями: “просимо прийняти замовлення”, “просимо вас терміново оплатити рахунок” тощо.
Відмова
Іноді відмовити – завдання складне та й слів для цього бракує. Головне сказати “ні” аргументовано та доброзичливо. Наприклад так: “докладно вивчивши ваш проект, ми з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги…”, “дякуємо за докладені вами зусилля, але ми не можемо прийняти вашу пропозицію…”.
При зміні рішення варто дати пояснення: “у зв’язку з тим, що”, “на основі того, що”.
Ділове листування. Правила написання листа
Обсяг ознайомчого листа, крім привітання та прощання, має складатись із 4-10 речень. Якщо мова йде представлення клієнтам послуги, то лист має бути коротким, тобто конкретним.
Подробиці можна представляти у додатках. Завдяки цьому збережеться правильна структура листа.
Підпис
Ділове листування неможливе без власного підпису. До прикладу, “з повагою, Іван Петрович”, або “з найкращими побажаннями, Іван Петрович” можна побачити часто.
Правильно так: “З повагою Іван Петрович”, “З найкращими побажаннями Іван Петрович”.
Найпоширенішими помилками є:
- конструкція «згідно чого» замість «згідно з». Вживаємо, коли берем на обґрунтування якийсь факт, документ. В українській мові правильно вживати в орудному відмінку: «згідно з нормами чинного законодавства».;
- «у відповідності до» замість «відповідно до». Слід писати простіше –«відповідно до законодавства».
- “у порівнянні з” замість «порівняно з». Правильно: «порівняно з попереднім роком»;
- прийменник «по». Цей прийменник є малопоширеним в українській. Неправильно його вживати замість «з»: замість «екзамену по біології» ми здаємо «екзамен з біології». Не варто вживати і в значенні «після»: замість «потрібно по приїзду викликати машину»;
- закінчення «ам», «ям» замість «ах», «ях» – найпоширеніша помилка місцевого відмінку. Часто зустрічається поряд із прийменником «по». Неправильно «по сходам», вірно – “по сходах”. У багатьох випадках краще обходитись зовсім без «по»: «подорожувати країнами», «крокувати стежками».
Якщо Вам необхідна юридична допомога, інформацію про консультування Ви можете отримати на сторінці Ваш юрист.