Частное архивное учреждение: порядок создания и требования

Право физических и юридических лиц на создание частного архивного учреждения (ЧАУ) четко регулируется Законом Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях (закон о НАФ). В нем говорится, что частные лица, которые основали архивные учреждения имеют право хранить архивные документы, не принадлежат государству и территориальным гражданам. Кто может создать ЧАУ, контроль за деятельностью, требования, какая ответственность за небрежное хранение — далее в статье.

Частное архивное учреждение. Кто и как его может создать?

Между учредителем и владельцем документов (уполномоченным) заключается договор. В нем и прописываются сроки хранения архивных документов, в соответствии с законом. А также место в случае ликвидации архивных учреждений.

Контроль за соблюдением срока хранения, требований, порядка ведения учета и доступа к документам НАФ осуществляет центральный орган исполнительной власти.

Вместе с тем, в Законе ни слова об учредителях ЧАУ, ни об организационно-правовых формах, в которых соответствующие учреждения могут действовать. Исходя из этого, частное архивное учреждение могут создать любые субъекты частного права. Поэтому основатели ЧАУ являются свободными, при этом должны выполнять законодательные требования к организационно-правовой формы, которую они намерены избрать. В ЕГРПОУ можно выделить зарегистрированые ЧАУ в виде ООО, частной организации (учреждения, заведения).

Согласно требованиям Закона о госрегистрации этот алгоритм должен начинаться с регистрации ЧАУ как юридического лица.

Кроме соответствующих требований являются следующие особенности (Порядок № 113):

  1. формулировка цели. В учредительных документах стоит отметить, что ЧАУ создается для постоянного и временного хранения архивных документов. Они не принадлежат государству, территориальным общинам. А пользование документами из служебной, научной и другой целью и служит для защиты законных прав и интересов граждан;
  2. в течение месяца после создания, учредителям ЧАУ необходимо сообщить об этом государственное архивную учреждение, которое находится в комплектующей зоне;
  3. для государственного архивного учреждения ежегодно нужно подавать паспорт ЧАУ. В нем указывается суммарный учет архивных документов и сведения о архивохранилище и работников.

Какие существуют требования?

Физические и юридические лица имеют право хранить только архивные документы. Документы НАФ и по личному составу также могут передаваться на хранение в ЧАУ. Однако при упорядоченном состоянии по описаниям. Их согласовывает экспертно-проверочная комиссия госархива учреждения. В противном случае — нельзя.

Документы в ЧАУ могут передавать с переходом права собственности или только на хранение на основании договоров.

Что касается конкретных условий хранения, то они определяются в договорах. В них должны быть:

  • сроки хранения;
  • условия обеспечения сохранности архивных документов;
  • права собственности на них;
  • условия пользования;
  • порядок уничтожения документов;
  • сроки хранения которых истекли;
  • порядок дальнейшего хранения в случае ликвидации ЧАУ и тому подобное.
    Передача документов происходит согласно акту приема-передачи (составляется в 2 экземплярах).

Прекращение (ликвидация) ЧАУ

В случае прекращения, частное архивное учреждение должно уведомить об этом Государственную архивное учреждение. А также владельцев архивдокументов. В общем, сроки не определены. В случае уничтожения, когда срок закончился также необходимо информировать Госархив.

Контроль за деятельностью

Проверку на профпригодность ЧАУ проходит через год после создания. Далее — не реже одного раза в пять лет. Занимаются этим государственные архивные учреждения. Сами же проверки — плановые.

В общем проверяют:

  • организационно-правовой статус ЧАУ;
  • обеспечение сохранности архивных документов, наличие оборудованных архивохранилищ, соблюдение сроков хранения, условия и режимы хранения, физическое состояние документов и т. д.;
  • состояние учета документов, порядок, наличие и качество справочного аппарата;
  • соблюдение режима доступа к документам НАФ. А также обеспечение сохранности документов в процессе пользования ими.

В результате проверок — справка. В ней должны указать дату и задачи проверки, сделать выводы, обратить внимание на недостатки и предложить методы устранения. При этом руководитель ЧАУ должен составить план мероприятий, чтобы улучшить работу.

Небрежное хранение. Какая за это ответственность?

При небрежном хранении, порче, незаконном уничтожении, подделке, сокрытии, хищении, незаконном вывозе за границу, незаконной передаче другому лицу архивных документов, а также нарушении порядка относительно доступа к указанным документам, работники ЧАУ несут административную или уголовную ответственность.

Административная:

  • предупреждение или штраф — от 51 до 119 грн (для граждан);
  • предупреждение или штраф — от 85 до 170 грн (для должностных лиц);
  • повторное нарушение граждан в течение года — от 119 до 340 грн;
  • повторное нарушение должностных — от 170 до 680 грн (ст. 92-1, КУоАП).

Взискание происходит за решением суда. А протокол могут составлять должностные лица органов управления архивным делом и делопроизводством (ст. 221, 255 КУоАП).

Криминальная.

Такая ответственность предусмотрена для тех, кто умышленно уничтожил, повредил или скрыл частные документы. И это независимо от формы собственности и в каких целях было совершено правонарушение (ст. 357, УК).

К тому же, за умышленное уничтожение, повреждение или сокрытие документов НАФ (архивных документов), где культурная ценность признана соответствующей экспертизой и подлежит госучету и хранению — штраф от 850 до 1700 грн (от 50 до 100 НМДГ). За такое правонарушение также предусмотрен арест до 6 месяцев. Если же это касается уникальных документов Национального архивного фонда, то могут лишить свободы до 3 лет. Если же должностное лицо использует соответствующее положение — от 3 до 5 лет лишения свободы.

Как вывод, создать ЧАУ могут как физические, так и юридические лица, имеющие частное право. Эта деятельность осуществляется в соответствии с украинским законом НАФ.

В уставе частного архивного учреждения следует отметить цель. Передать документы в ЧАУ можно, заключив договор (указать сроки хранения и условия обеспечения сохранности архивных документов. Также права собственности, условия пользования, порядок уничтожения документов, сроки хранения которых истекли, порядок их дальнейшего хранения в случае ликвидации ЧАУ. Вместе с тем, в договоре должен быть раздел, в котором указывается передача конфиденциальной информации тем, кто имеет на это законное право.

Относительно помещения ЧАУ, то к нему применяются общие требования (Перечень № 578).

Если Вам необходима юридическая помощь по вопросам составления договоров, информацию о консультировании Вы можете получить на сайте.

Частное архивное учреждение: порядок создания и требования
Метки: