Практично на кожному підприємстві роботодавці відправляють своїх працівників у відрядження. Саме ж поняття означає поїздку працівника в інший куточок країни для виконання роботи на певний термін за розпорядженням керівника. Відрядженням не слід вважати службову поїздку, якщо постійною роботою працівника є пересування, тобто має роз’їзний характер. Якщо, звісно, в трудовому договорі/контракті не зазначені інші умови й правила. У нашій статті – як правильно оформити службове відрядження, який строк у 2018-му.

Трудове право. Оформлення службового відрядження

Без письмового наказу (розпорядження) працівника не мають права відправляти у службове відрядження. Коли ж у трудові обов’язки не входить те завдання, на виконання якого відправляють у відрядження, працівник має право відмовитись. Тобто це має відбуватись лише за згодою співробітника. Про це йдеться у статті 32 КЗпП.

Щодо Інструкції про службові відрядження на території України чи за її межами, то вона затверджена наказом Міністерства фінансів України № 59. Має відношення лише до органів держвлади, підприємств, установ та організацій, які повністю чи частково знаходяться на утримуванні грошей з бюджету. Що стосується інших підприємств, то в Інструкції є роз’яснювальна характеристика, тому є можливість використовувати, як довідковий (допоміжний) документ.

Виходячи з цього, в держрозрахункових підприємствах варто розробити й затвердити документ внутрішнього розпорядку щодо відрядження. До прикладу, відповідне положення. У ньому необхідно вказати порядок, строки звітовності після того, як працівник повернеться на робоче місце. До того ж, слід вписати робочий графіку день від’їзду та приїзду. А також порядок повідомлення необхідності перенесення термінів відрядження, оплати вихідних днів під час відрядження, лікарняні виплати, норми робочих годин, сума оплати за проживання.

Скільки можна перебувати у відрядженні?

Згідно з Інструкцією №59, строк не може бути більшим за 30 робочих днів. Що стосується налагоджувальних робіт, робіт із монтажами, ремонтом, будівництвом, то не може перевищувати строків будівництва об’єктів.

Відправлення працівника за межі країни визначає керівник. Строк перебування за кордоном не може перевищувати 2 місяці. Проте існують винятки. Вони ж визначені постановою Кабміну “Про суми та склад витрат на відрядження держслужбовців та інших осіб, яких направляє підприємство, установа та організація, що фінансуються за рахунок бюджетгих коштів” (Постанова №98).

Як оплачують службове відрядження?

Оплата праці працівників, яких відправляють у службове відрядження визначається трудовим чи колективним договором. Тому в ньому слід чітко прописувати умови та норми. Загалом, розмір відповідної оплати не може бути іншим за середній заробіток.

Відповідно до статті 121 КЗпП, на відміну від Інструкції № 59, врегульовані гарантії та компенсації працівникам при службових відрядженнях і не залежать від того, звідки надходять до підприємства гроші.

Добові, наприклад, мають виплачувати щодня (сюди враховують день від’їзду та приїзду). Сюди ж входять вихідні, святкові та неробочі дні, а також час у дорозі (разом із зупинками). Розміри виплат затверджені Постановою № 98. Проте стосуються лише тих підприємств, які на утриманні бюджету.

Відшкодування витрат на відрядження

Відшкодування здійснюють лише за умови наявних документів, які підтверджують дані витрати. Це можуть бути: транспортні квитки/рахунки (багажні квитанції), електронні квитки, наявний посадковий талон . Це документ, що засвідчує проплату всіх видів транспорту (чартерні рейси, рахунки з готелів чи від інших осіб, які надають послуги для проживання.

Якщо відповідних документів немає, витрати не відшкодують (окрім добових витрат).

Коли ж працівник без поважних причин затримався у відрядженні, то не слід розраховувати на виплату зарплатні. Разом з тим, слід забути й про добові витрати, + на житло тощо.

Отже, аби недопускати помилок, віправляючи працівника у службове відрядження, варто правильно та грамотно оформлювати положення, чітко вказати норми, строки та обов’язки, визначити суми оплати. Працівникові ж слід назбирати достатньо документів, які підтвердять, що витрачена певна сума  на транспорт, житло, їжу тощо. У такому випадку витрати відшкодують.

Якщо Вам необхідна юридична допомога, інформацію про консультування Ви можете отримати на сторінці Трудове право.

Трудове право : як правильно відправити працівника у службове відрядження?